内容証明郵便を出したい場合、
どのように書いたらいいのだろうと、
悩まれる方もいらっしゃることと思います。
ここでは、内容証明郵便を書く時の注意点などを解説します。
使用できる文字
内容証明郵便を書くときに、
使用できる文字は「ひらがな」「カタカナ」「漢字」「数字」です。
数字は、１．２，３などの算用数字でも、
壱、弐、参などの漢数字でも大丈夫です。
英字は、氏名、会社名、地名、商品名などの固有名詞に使用可能です。
たとえば、トム・クルーズとせず「 Tom Cruise」とすることや、
アマゾンジャパン合同会社を「Amazon Japan G.K」とするなどです。
なお、英語等の外国語での内容証明郵便は認められていません。
記号や句読点も使用できます。
かっこは、「」で１字と数えます。（）で１字、『』で１字。
また（１）（２）などの文中の序列を示す記号に使用する場合は、
（１）←これで１文字として数えます。
２枚以上のとき
内容証明郵便には、枚数の制限はありません。
複数枚になるときは、ホチキスやのりなどで綴じ、つなぎ目にハンコを押します。
これを契印または割印と言います。
電子内容証明の場合は５枚までという制限があります。
契印・割印は必要ありません。
訂正方法
書き間違えた場合は、書き直すことをお勧めします。
受け取る相手の印象も変わってきますし、訂正の仕方に不備があると、
せっかくの内容証明郵便も意味のないものになりかねません。
万が一訂正をする場合は、以下のことに注意しましょう。
間違えた個所に２本線で取り消しをした後、正しい文字を書き加えます。
その際、何を消したのか分かるように、塗りつぶさないように気をつけます。
訂正したら、欄外に「〇字削除、〇字加入」と書き、ハンコを押します。
欄外でなく末尾余白でも構いませんが、
その場合は「〇行目・・・」ということも入れておく必要があります。
差出人と受取人の住所氏名
通常の手紙では住所氏名まで書くことは少ないと思いますが、
内容証明郵便の場合は、住所氏名を書くことが義務付けられています。
横書きの内容証明郵便の場合では、
冒頭に受取人の住所氏名を書き、
次に差出人の住所氏名を書くことが多いようです。
差出人の氏名の横にハンコを押します。
法律上はハンコを押すことが義務とはされていませんが、
重要な文書であることを示し、
差出人本人が作成したものである証拠としてハンコを押します。
これは認印でも良く、実印である必要はありません。
なお、内容証明郵便の場合、訂正したときの訂正印や、
枚数が２枚以上のときの割印は法律上で義務付けられていますので、
忘れずにハンコを押す必要があります。
タイトル・時効の挨拶
内容証明郵便の場合、タイトルは「通知書」や「通告書」が無難です。
お金の支払いを求めるものなら「請求書」でも構いません。
特に決まりはないので、その手紙の内容と関連していれば問題ありません。
タイトルを付けずに、普通の手紙のように「拝啓 〇〇の候、・・・」と、
書き始めても大丈夫です。
大事なことは、何をどうしたいのか、
というご自信の意思を明確に示すことにあります。
内容証明郵便に関するお悩みは、お気軽に当事務所へご相談ください。