内容証明郵便で出したい手紙があるとき、
具体的にはどのような手続きがあるのでしょう？
ここでは、実際の郵便局での手続きについて解説をします。
持ち物
内容証明郵便の手紙を書いたら郵便局へ持っていきます。
そのとき、郵便局で必要になるものとしては、次のものになります。
・内容証明郵便にする手紙文（同文のもの）３通
・封筒１通
封をせず、表側に相手方の住所氏名、裏側に差出人の住所氏名を記載
・差出人の印鑑
訂正箇所が見つかったとき必要になる場合がある
差出人の名前の脇、訂正箇所、２枚以上の場合の契印など、
印鑑の押し忘れがないか今一度確認を！
・郵便料金
・代理人の名前で差し出す場合は、代理人の印鑑を持参します。
郵便局の手続き
郵便局の窓口へ行ったら、
内容証明郵便で出したい手紙文（同文）を３通と封筒１枚を、
郵便局員へ出します。
郵便局員に手渡された文書が、
内容証明郵便のルールに従って書かれているか、
文字数、行数、訂正印、契印など、正しいものであるかどうか、
確認がされた後、審査に合格すれば、
手紙の末尾余白に「この郵便物は令和〇年〇月〇日第〇〇号
書留内容証明郵便物として差し出されたことを証明します 日本郵便株式会社」
と記載され、その下に日付印が押されます。
これらは３通全てに行われます。
そして１通は郵便局保管、１通は差出人、
残りの１通を郵便局員立ち合いの下、差出人が封筒に入れ、
封をしたら郵便局員に渡し、受取人へ郵送されます。
この際、差出人には「書留・特定記録郵便物等受領証」
が渡されて手続き完了となります。
ちなみに、受領証には、差出人氏名、受取人氏名、受付日、問い合わせ番号が記載され、
万が一配達されなかった時の損害賠償請求時、閲覧請求時、
再度証明が必要になった際などに必要になることがあるので、
大切にお手元で保管しましょう。
忘れずに配達証明付きで
内容証明郵便を送る際は、忘れずに「配達証明付き」にしましょう。
せっかく内容証明郵便にしても、配達されなかったら意味がありません。
配達証明付きにすると、１週間ほどで差出人にはがき（証明書）が届きます。
証明書は受領証と一緒に保管しておきましょう。
受取人に直接
内容証明郵便を送っても、本人が受け取らない場合も予想されます。
たとえば社長に渡したいのに従業員が受け取ったまま、、、
たとえば離婚問題で別居中の夫（実家にいる）に渡したいのに、
夫の親兄弟が受け取った、、、
そのような場合に、本人が受け取っていないと言い張る可能性があります。
そんなことを防ぐため、本人限定受取があります。
内容証明郵便に「本人限定受取」を追加すると、
受取人へ到着通知書が送られ、
受取人は、郵便窓口で運転免許証、パスポート、マイナンバーカード等の
本人確認書類を提示して内容証明郵便を受け取ります。
本人限定受取には追加料金が必要ですが、
確実に本人へ直接渡したい場合は有効な手段となります。
このように内容証明郵便にはトラブルを予防したり、
解決したりする不思議な力があります。
正しく利用法を理解し生活に役立てるようにしましょう。
内容証明郵便に関するお悩みは、お気軽に当事務所へご相談ください。