内容証明郵便と聞くと難しそうとか、、、
手続きが面倒くさそうとか、、、
そんな印象を持つ方もいらっしゃいます。
実際その辺は、どうなんでしょうか？
ここでは、内容証明郵便の書き方について解説をします。
封筒の書き方
内容証明郵便の手紙の書き方については、
実は簡単なもので、
１枚の用紙の中に１行２０字以内、１枚２６行以内の範囲内での文字数制限。
契印（割印）と訂正印の決まりがある程度です。
では、封筒についてはどうなんでしょう。
封筒の書き方は普通の手紙と同じです。
市販されている封筒を使い、
受取人の住所氏名と差出人の住所氏名を記入するだけです。
場合によっては連名で出すということもありますが、
そのときは手紙文と同じように、
差出人の住所氏名を連記します。
封筒は封をせずに郵便局へ持っていき、
郵便局での内容証明郵便の手続きが終わってから、
封筒の封をすることになります。
資料・写真などの添付書類
内容証明郵便の場合、普通郵便と違い、手紙文以外を封入することができません。
内容を証明するだけに、資料や写真ともなると証明するのが煩雑になってしまいます。
たとえば、貸金の返済請求を保証人などにする場合、
借用証のコピーなども参考に添付したい場合がありますが、
そのような場合でも内容証明郵便に同封することができないため、
必要な場合は、手紙文の中に、
「いつでも借用証のコピーを差し上げる用意があります。」
などの文章を入れるようにしましょう。
外国人が内容証明郵便を出す場合
内容証明郵便で使える言語は日本語のみです。
氏名や会社名など代名詞になら英語も使用できますが、
基本は日本語での文章のみということになります。
たとえば外国人が内容証明郵便を出したい場合はどうなるでしょうか？
この場合でも、やはり日本語で書かなければなりません。
また、契印や訂正印は義務とされていますが、
外国人に印鑑の要求は基本できないため、サインでも良いことになっています。
手紙文の枚数が２枚以上になる場合や、訂正が必要になった場合などは、
ハンコを押す代わりに、サインで対応するようになっています。
差出人が２人以上の場合
賃貸不動産を２人以上の共有で所有していたオーナーがいた場合に、
家賃を滞納している入居者に対し、請求と同時に賃貸借契約の解除をするとき、
共有するオーナーが連名で内容証明郵便を出すことがあります。
その場合は差出人が２人以上になるので、
手紙文の差出人欄には、それぞれの住所氏名を、
同じように封筒にも、それぞれの住所氏名を記入する必要があります。
契印や訂正印も複数のものが必要です。
受取人が２人以上の場合
たとえば、相続により借地権が３人の共有となって、
この３人から地代が支払われない状況が続いた場合、
地主からは地代の請求と借地契約の解除をしたくなります。
相続人３人に同じ内容のものを内容証明郵便で送ることもできますが、
それも面倒です。
完全同文内容証明郵便なら、１回の内容証明郵便で出すこともできます。
完全同文内容証明郵便は、手紙の内容が全く同じであり、
日付、差出人、受取人についても全く同じである条件ならば出せます。
全く同じであるので、当然に受取人の欄は連記になり、
受取人の住所氏名が書かれているものになります。
用意する部数としては、
郵便局保管用１通（連記）、差出人保管用１通（連記）、受取人用（連記）は人数分です。
上記の完全同文内容証明郵便とは反対に、
受取人の住所氏名を、
ひとりづつ別々に記載する場合を不完全同文内容証明郵便と言います。
この場合、郵便局と差出人が保管する手紙文には受取人連記のものになります。
従って用意する部数としては、
郵便局保管用１通（連記）、差出人保管用１通（連記）、受取人用（個別）は人数分となります。
内容証明郵便に関するお悩みは、お気軽に当事務所へご相談ください。